DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

Premier interlocuteur

Le premier interlocuteur doit être une personne qui a la confiance de famille éprouvée et les compétences requises pour diriger une équipe. Cette personne devra être en mesure de consacrer beaucoup de temps à son rôle, car elle sera chargée de coordonner l’ensemble du Plan de mobilisation locale.

Tâches du premier interlocuteur :

• Entreprendre l’élaboration du Plan de mobilisation locale

• Communiquer avec la police

• Établir une liste de ressources et de personnes à disponibles pour appuyer les recherches et soutenir la famille éprouvée

• Communiquer avec des organismes de services en cas de disparition d’enfants, comme enfantsportesdisparus.ca

• Préciser les volontés de la famille éprouvée (par l’entremise de la police ou d’un organisme comme enfantsportesdisparus.ca)

• Veiller à ce que toutes les informations obtenues par le truchement du Plan de mobilisation locale soient aussitôt communiquées à la police

• Participer à la coordination des volontaires

Le premier interlocuteur doit convoquer régulièrement les membres du groupe coordonnateur pour les tenir informés et pour déceler les problèmes et les régler au fur et à mesure. Cette personne devra également établir des règles de conduite en ce qui concerne les renseignements confidentiels, le respect de la vie privée et la discrétion.

Responsable des relations avec la famille

La personne responsable des relations avec la famille doit être choisie par la famille éprouvée et sera vraisemblablement un ami ou une amie proche de celle-ci. Cette personne (ainsi que de tous les volontaires au service de la famille éprouvée) aura d’excellentes compétences en communication, sera capable de garder son calme et sa lucidité et aura un bon jugement. Elle doit être en mesure d’apporter du soutien affectif tout en ayant suffisamment de recul par rapport à la situation et à la famille éprouvée pour ne pas se laisser elle-même emporter par la crise.

Tâches de la personne responsable des relations avec la famille :

• Rester en communication avec la famille éprouvée
• Demander conseil à la famille éprouvée et obtenir son consentement au besoin
• Veille à ce que la famille éprouvée reçoive toute l’aide dont elle a besoin (repas, tâches ménagères, etc.)

La personne responsable des relations avec la famille pourra s’entourer de deux ou trois volontaires fiables, attentionnés et responsables pour l’aider dans les tâches ménagères.

Responsable des opérations de recherche

La personne responsable des opérations de recherche est chargée de coordonner toutes les opérations de recherche organisées ou appuyées par la communauté. Dans la mesure du possible, on conseille de recruter une personne qui a de l’expérience dans les opérations de recherche et sauvetage ou les opérations policières ou militaires ou qui connaît bien la région et le terrain.

En consultation avec la police, la personne responsable des opérations de recherche sera chargée de :

• Coordonner le choix des secteurs à ratisser ainsi que le travail des équipes de recherche (volontaires)

• Faire le point sur l’avancement des recherches

• Recueillir les informations à fournir à la police

Responsable de l’administration

La personne responsable de l’administration doit avoir le souci du détail et un excellent sens de l’organisation. Elle doit demeurer concentrée et organisée malgré la lourdeur de sa tâche et la confusion qui peut régner autour d’elle.

Tâches de la personne responsable de l’administration :

• Enregistrer les volontaires

• Établir des procédures pour la collecte et la conservation des renseignements personnels

Sont considérés comme des renseignements personnels les coordonnées des volontaires et l’information fournie par les volontaires au moment de leur enregistrement (en particulier les pièces d’identité ou les photocopies).

• Conserver en lieu sûr les renseignements confidentiels

Sont considérés comme des renseignements confidentiels les renseignements personnels ou les autres renseignements se rapportant à l’enfant disparu ou à sa famille ainsi que tout ce qui concerne les tuyaux qui sont fournis, les observations qui sont rapportées et les découvertes qui sont faites.

• Enregistrer et organiser l’information obtenue dans le cadre du Plan de mobilisation locale ou communiquée par la famille au sujet de l’enfant disparu et des recherches

• Tenir des listes de volontaires et de ressources

• Veiller à ce que tous les volontaires signent une convention en bonne et due forme

• Concevoir et imprimer les avis de recherche

• Tenir des registres (registre des appels, etc.)

• Rester en contact régulier avec les autres membres du groupe coordonnateur pour veiller à ce que les dossiers soient à jour et que les échéanciers soient respectés

L’ARCHIVISTE : En sa qualité d’assistant de la personne responsable de l’administration, l’archiviste occupe un rôle secondaire (mais d’une importance capitale) et sa tâche consiste à obtenir une copie de tous les documents essentiels générés dans le cadre du Plan de mobilisation locale. Selon la taille du groupe coordonnateur du Plan de mobilisation locale, ce rôle peut être assumé par la personne responsable de l’administration.

Responsable des ressources

De préférence, la personne responsable des ressources aura de l’expérience en gestion financière, en comptabilité ou en commerce de détail. Ces connaissances lui permettront de comptabiliser les dons d’argent et de matériel.

• La personne responsable des ressources s’occupe de gérer tout ce qui concerne les dons et de créer un fonds spécial ou d’ouvrir un compte bancaire pour recevoir les dons de manière responsable.

• Selon les circonstances entourant la disparition de l’enfant, la personne responsable des ressources pourrait être appelée à gérer les dons de biens matériels et d’articles nécessaires à la poursuite des recherches.

• Les dons peuvent être destinés à un fonds spécial, à un fonds de recherche et sauvetage ou à une récompense.

• Il est important que les dons de toute nature soient remis à une même personne (la personne responsable des ressources) pour assurer une gestion responsable.

• Cependant, une deuxième personne devrait aussi être désignée par souci de transparence et pour surveiller les activités financières.

Responsable des communications

La personne responsable des communications doit être un membre de la communauté qui a de l’expérience en relations publiques, en communications, en relations avec les médias ou en marketing. Il doit s’agir de quelqu’un qui a de l’entregent et qui peut mobiliser ses concitoyens efficacement et adéquatement. Il est très important que cette personne ait du jugement et soit capable de bien fonctionner sous la direction du premier interlocuteur, du responsable des relations avec la famille et du corps policier chargé de l’enquête. La personne responsable des communications est chargée de coordonner les efforts déployés localement pour sensibiliser la population à la disparition de l’enfant. Les éléments suivants pourraient être placés sous sa responsabilité :

• Sollicitations des médias

• Vigiles

• Diffusion de rubans

• Rassemblements

• Toute autre campagne consacrée à l’enfant disparu

• La personne responsable des communications pourrait en outre trouver (avec l’aide de la famille éprouvée et en consultation avec la police) un ou plusieurs membres de la communauté qui seront disponibles pour parler aux médias.

• Ce rôle implique de travailler avec le « porte-parole » désigné par la famille éprouvée (il pourrait s’agir de la personne responsable des relations avec la famille).

Selon l’envergure des efforts déployés dans le cadre de votre Plan de mobilisation locale, vous aurez peut-être intérêt à vous doter d’un local ou d’un quartier général pour la durée des recherches. Cet endroit servirait de lieu de rencontre, de travail et d’archivage pour le groupe coordonnateur du Plan de mobilisation locale. La police se dotera peut-être elle aussi d’un poste de commandement; le cas échéant, on recommande que le groupe coordonnateur ait son propre local pour minimiser le trafic aux deux endroits. On recommande également que le groupe coordonnateur n’établisse pas son quartier général au domicile familial de l’enfant disparu. Parmi les éléments à considérer dans le choix d’un local, mentionnons l’accès aux toilettes, le stationnement, les communications (téléphones, Internet, etc.), l’espace (suffisamment grand pour accueillir un groupe), l’éclairage jour et nuit, le chauffage et la sécurité.